Come creare e aprire un file ZIP con Windows 11 o Mac

Per creare un file ZIP non devi installare un programma: Windows 11 e Mac includono già la compressione. Seleziona i documenti, crea l’archivio e controlla cosa contiene prima di inviarlo. Per aprire uno ZIP ricevuto, estrai i file in una cartella e lavora sulle copie estratte.

Che cos’è uno ZIP e quando ti serve davvero

Un file ZIP è un contenitore che riunisce file e cartelle in un unico archivio, cercando anche di ridurne lo spazio occupato. L’estensione è la parte finale del nome, per esempio .zip: aiuta il computer a riconoscere il formato. Cambiare semplicemente il nome di una cartella aggiungendo “.zip” non la trasforma in un archivio.

Può esserti utile per mandare insieme tre documenti senza dimenticarne uno. Prima di comprimere, però, leggi le istruzioni del destinatario: se un modulo online accetta soltanto PDF o immagini, uno ZIP non diventa accettabile perché contiene quei formati. Se devi caricare fronte e retro di un documento in due campi separati, mantieni due file distinti.

Questa procedura riguarda Windows 11 e macOS, il sistema dei Mac. Si svolge sul computer, anche senza Internet; non richiede di caricare documenti personali su siti di compressione. Lo ZIP ordinario creato con questi comandi non aggiunge una password e non nasconde il contenuto a chi riceve il file.

Prima di comprimere: scegli soltanto i documenti da consegnare

Apri i file originali e controlla che siano quelli definitivi, non bozze con correzioni o dati di altre persone.
Raccoglili in una cartella dal nome riconoscibile, per esempio “Documenti preventivo Rossi”. Evita di comprimere l’intera cartella Download.
Se devi rispettare un limite, annota quello scritto dal destinatario, per esempio 10 MB. MB significa megabyte, una misura della dimensione dei file.
Conserva gli originali finché non hai verificato l’archivio. Il contenitore creato non sostituisce automaticamente una copia di sicurezza.

Come fare passo passo

Creare lo ZIP con Windows 11

Apri Esplora file, l’icona a forma di cartella, e raggiungi la posizione dei documenti. Puoi usare anche la combinazione di tasti Windows + E.
Se hai raccolto tutto in una cartella, seleziona quella. Altrimenti seleziona i singoli file: tieni premuto Ctrl e clicca una volta su ciascuno, poi rilascia Ctrl.
Fai clic destro sulla selezione. Nel percorso documentato da Microsoft scegli Mostra altre opzioni → Invia a → Cartella compressa.
Nella stessa posizione compare lo ZIP. Assegna un nome che descriva la consegna, mantenendo l’estensione .zip quando è visibile, e premi Invio.
Apri l’archivio e confronta i nomi presenti con l’elenco dei documenti richiesti. Se hai compresso una cartella, apri anche quella al suo interno: vedere il nome della cartella non basta per controllarne i file.

La guida Microsoft alla compressione e all’estrazione descrive questi comandi. Per una consegna importante fai anche l’estrazione di prova spiegata sotto: controlli così i file effettivamente ottenuti dal destinatario.

Creare lo ZIP su Mac

Apri il Finder, l’app con l’icona del volto nel Dock, e raggiungi la cartella con i documenti.
Seleziona la cartella da inviare oppure più elementi tenendo premuto Comando mentre clicchi sui file desiderati.
Tieni premuto Ctrl, clicca la selezione e scegli Comprimi nel menu. Un clic destro, se configurato, apre lo stesso tipo di menu.
Trova lo ZIP nella stessa posizione. Per un solo elemento il nome deriva da quell’elemento; per più elementi Apple indica il nome iniziale Archivio.zip.
Per distinguerlo da altri archivi, seleziona lo ZIP e premi Invio, scrivi un nome descrittivo e conferma mantenendo .zip. Non inviare un generico “Archivio” se il destinatario deve riconoscere anche il mittente o la pratica.

Se devi prima raccogliere i documenti, nel Finder apri la destinazione e usa File → Nuova cartella, poi assegna un nome. Apple documenta la creazione e l’organizzazione delle cartelle separatamente dalla compressione.

Aprire ed estrarre uno ZIP ricevuto

Su Windows 11: trova il file in Esplora file, clicca con il tasto destro e scegli Estrai tutto. Nella finestra controlla la cartella di destinazione, scegline una riconoscibile se vuoi cambiarla e avvia l’estrazione con Estrai. Apri i documenti nella cartella ottenuta, non soltanto nell’anteprima dello ZIP.

Su Mac: nel Finder fai doppio clic sullo ZIP. Il contenuto estratto viene collocato nella stessa cartella dell’archivio. Individua i nuovi elementi e apri quelli, seguendo la procedura Apple per comprimere ed espandere file.

Prima di aprire un archivio inatteso, verifica con il mittente che lo abbia realmente inviato, soprattutto se l’email pretende urgenza o pagamenti. Non eseguire programmi contenuti nello ZIP per il solo fatto che il messaggio lo presenta come una fattura.

Cosa succede dopo

Il risultato della compressione è un nuovo file .zip; quello dell’estrazione è un insieme di file o cartelle leggibili. Non vengono emessi ricevute o protocolli. Per controllare il lavoro, apri ogni documento estratto e confronta numero di pagine, contenuto e nome con gli originali.

Quando alleghi lo ZIP a un’email, seleziona proprio il file con estensione .zip, non la cartella originale. Se il portale destinatario lo accetta, verifica che il nome caricato corrisponda all’archivio appena controllato. La creazione dello ZIP da sola non spedisce nulla.

Se non riesci a completare la procedura

Lo ZIP resta troppo grande: fotografie JPEG e altri file già compressi possono ridursi poco. Non creare uno ZIP dentro un altro sperando in una riduzione importante. Confronta il limite del destinatario e chiedi un canale alternativo autorizzato, oppure suddividi la consegna solo se consentito.
Il Mac non riesce a espandere: Apple consiglia di controllare lo spazio disponibile; se lo spazio è sufficiente, il file può essere danneggiato. Scaricalo nuovamente o chiedi al mittente di ricrearlo. Non disattivare le protezioni del sistema per forzare l’apertura.
Non puoi scrivere nella cartella Mac: selezionala nel Finder, apri File → Ottieni informazioni e leggi Condivisione e permessi. Se non hai autorizzazione di scrittura, scegli una cartella personale o chiedi al proprietario. Non modificare permessi di cartelle di sistema; vedi le istruzioni Apple sui permessi.
L’archivio chiede una password: contatta chi te lo ha inviato per password e programma compatibile. Questa guida crea ZIP ordinari senza cifratura, cioè senza protezione crittografica del contenuto, e non è una procedura per sbloccare archivi protetti.

Domande frequenti

Posso cancellare gli originali appena creato lo ZIP?

Prima fai l’estrazione di prova e apri tutti i documenti. Anche uno ZIP funzionante conservato sullo stesso computer non protegge dalla perdita o dal guasto di quel computer. Non usare la compressione come motivo automatico per eliminare la tua unica copia leggibile.

Il destinatario vedrà eventuali file che ho dimenticato nella cartella?

Sì, se li hai inclusi nella selezione o nella cartella compressa. Per questo il controllo va fatto sull’archivio prodotto, non soltanto sulla cartella che pensavi di avere selezionato. Se trovi dati estranei, ricrea lo ZIP con i soli documenti destinati all’invio.

Link ufficiali utili

Conclusione

Raccogli soltanto i file richiesti, crea lo ZIP con il comando del tuo computer e poi estrailo in una cartella di prova. Apri i documenti ottenuti: solo dopo questo controllo allega l’archivio o caricalo nel campo che accetta espressamente il formato ZIP.

Apri la checklist per “Come creare e aprire un file ZIP con Windows 11 o Mac” →