Come emettere una fattura elettronica in regime forfetario

Per emettere una fattura elettronica da forfetario puoi usare gratuitamente Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate. Compila il file XML con regime RF19 e, per le normali operazioni nazionali, natura N2.2; trasmettilo al Sistema di Interscambio. L’emissione va controllata nella ricevuta, non nel semplice PDF inviato al cliente.

Quale fattura puoi creare con questa guida

Il percorso riguarda una fattura ordinaria immediata a un cliente italiano privato o impresa, per un’operazione nazionale non soggetta a IVA perché rientri nel regime forfetario. IVA significa Imposta sul valore aggiunto. Non usare automaticamente questi stessi dati per operazioni estere, fatture alla Pubblica amministrazione o prestazioni sanitarie soggette al Sistema Tessera Sanitaria: hanno regole o canali differenti. Per controllare l’accesso al regime leggi i requisiti del forfetario.

Il Sistema di Interscambio (SdI) controlla e recapita il documento elettronico. XML è il formato strutturato del file fiscale; il PDF è soltanto una copia leggibile. RF19 identifica il regime forfetario del fornitore; N2.2 indica la natura dell’operazione non soggetta a IVA, non un’aliquota.

Cosa serve

• La tua partita IVA, il codice fiscale e l’indirizzo dell’attività; il regime forfetario deve essere effettivamente applicabile.
• L’accesso a Fatture e Corrispettivi: SPID, Sistema pubblico di identità digitale, oppure CIE, Carta d’identità elettronica, o CNS, Carta nazionale dei servizi. Per CIE/CNS usa gli strumenti di accesso richiesti dalla pagina ufficiale; non inviare le credenziali al cliente.
• Nome o denominazione, indirizzo e codice fiscale del cliente; per un’impresa o professionista anche la partita IVA e il codice destinatario a sette caratteri oppure la PEC, Posta elettronica certificata. Per un consumatore finale senza partita IVA basta il codice fiscale, oltre ai dati anagrafici e all’indirizzo.
• Data effettiva dell’operazione, prossimo numero della tua sequenza di fatture, descrizione di ciò che hai venduto o svolto, quantità e prezzo. La fattura immediata va trasmessa entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione; il momento fiscale va individuato secondo il tipo di vendita o prestazione, non scelto per allungare il termine.

Come fare passo passo

1. Entra nel tuo profilo. Apri Fatture e Corrispettivi, completa l’accesso e scegli Me stesso per operare con la tua partita IVA. Confronta il numero IVA mostrato con quello della tua attività, prima di compilare.
2. Crea il documento ordinario. Apri Fatturazione elettronica, scegli Crea nuovo file e Fattura ordinaria. Nei dati del fornitore controlla codice fiscale, partita IVA e indirizzo; nel regime fiscale seleziona RF19 – Regime forfetario. Salva i dati del fornitore proposti dalla procedura.
3. Compila il cliente e il recapito. Inserisci nome/denominazione, indirizzo e codice fiscale; aggiungi la partita IVA se il cliente agisce come impresa o professionista. Se ti ha comunicato un codice destinatario, riportalo senza modificarlo. Se usa la PEC, inserisci 0000000 nel codice destinatario e la PEC nel relativo campo. Per il consumatore finale inserisci il suo codice fiscale e 0000000, cioè sette zeri, lasciando vuota la PEC se non è il canale di recapito concordato.
4. Inserisci numero, data e righe. Indica il numero progressivo senza riutilizzare quello di una fattura già emessa e la data fiscale dell’operazione. Apri Beni e Servizi e usa Aggiungi per ogni riga: descrizione comprensibile, quantità e prezzo. Per la normale operazione nazionale del forfetario imposta aliquota IVA 0% e natura N2.2 – Non soggette, altri casi. Non confondere N2.2 con N4, che identifica operazioni esenti.
5. Completa annotazioni e bollo. Riporta nelle annotazioni dell’operazione il riferimento al regime: «Operazione senza applicazione dell’IVA ai sensi dell’articolo 1, commi 54–89, legge 190/2014». Se il compenso è corrisposto da un sostituto d’imposta, dichiara anche la non applicazione della ritenuta ai sensi del comma 67 della stessa legge. Per la normale fattura nazionale N2.2 con importo superiore a 77,47 euro, indica Bollo virtuale = SI e bollo 2 euro nei dati del documento; esattamente 77,47 euro non supera la soglia. Il campo del bollo non effettua il pagamento dell’imposta.
6. Confronta e trasmetti l’XML. Nell’anteprima confronta partita IVA del fornitore, dati fiscali del cliente, data, numero, righe, natura N2.2, bollo e totale con i dati raccolti. Scarica il file XML e, per il cliente, il PDF. La procedura propone Sigilla per l’integrità del file e Invio per trasmetterlo allo SdI: il PDF non sostituisce questa trasmissione. Dopo l’invio compare l’identificativo univoco assegnato al file dallo SdI.
7. Apri la ricevuta di questo invio. Torna alla home del portale e apri Consultazione → Monitoraggio dei file trasmessi → File fattura. Cerca il periodo di trasmissione oppure l’identificativo SdI. Leggi e scarica la ricevuta associata: scarto significa fattura non emessa; consegna o impossibilità di consegna significano che ha superato i controlli. Se trovi scarto, leggi il codice e il campo errato, correggi il file e ritrasmettilo subito; l’Agenzia raccomanda la stessa data e numerazione della fattura scartata. Riapri la ricevuta del nuovo invio fino a ottenere consegna o impossibilità di consegna.
8. Consegna la copia e organizza la conservazione. Invia al consumatore finale il PDF o una copia cartacea, spiegando che l’originale è nell’area riservata dell’Agenzia. Se c’è impossibilità di consegna, avvisa anche il cliente impresa e forniscigli la copia. Conserva XML e ricevuta; per la conservazione elettronica a norma, apri Conservazione → Accedi alla sezione conservazione, leggi manuale e accordo del servizio e valuta l’adesione, oppure usa il conservatore già contrattualizzato. Un PDF salvato sul computer non equivale alla conservazione a norma.

Cosa succede dopo

L’identificativo SdI conferma l’acquisizione del file, non da solo il superamento dei controlli. Il controllo fiscale è la ricevuta disponibile nel monitoraggio. L’impossibilità di consegna non annulla la fattura: l’originale viene reso disponibile al cliente nell’area riservata. Una ricevuta di scarto richiede invece la correzione; non trattare la fattura come già emessa.

Per il bollo, Fatture e Corrispettivi rende disponibili gli elenchi A e B delle fatture del trimestre e la funzione Pagamento dell’imposta di bollo. Confronta numero/data delle fatture e importo dovuto con i tuoi documenti: il bollo si versa separatamente, con la funzione del portale o F24 telematico. Nella guida ufficiale al bollo, capitoli 3 e 4 trovi le scadenze trimestrali, i differimenti sotto 5.000 euro e i codici tributo: non confondere il termine del bollo con i dodici giorni per emettere la fattura.

Se non riesci a completare la procedura

• Non conosci il recapito elettronico: chiedi al cliente impresa il codice destinatario o la PEC. Non inventare un codice; per il consumatore finale usa i sette zeri e il codice fiscale.
• Scarto per dati anagrafici: apri la ricevuta, confronta codice fiscale/partita IVA con i dati comunicati dal cliente e correggi il campo indicato prima del nuovo invio.
• Cliente estero, Pubblica amministrazione o operazione con IVA particolare: interrompi questo percorso prima di inviare e fai determinare tipo documento, natura e canale da un professionista. La guida tratta soltanto la fattura nazionale ordinaria del forfetario.
• Hai già una ricevuta di consegna ma il contenuto è sbagliato: non rimandare semplicemente lo stesso numero modificato. Valuta con il commercialista la nota di variazione e l’eventuale nuova fattura: è diverso da correggere uno scarto.

Domande frequenti

Devo firmare digitalmente ogni fattura a un privato?

Per la fattura ordinaria verso privati la firma digitale non è obbligatoria; il pulsante Sigilla del portale tutela l’integrità del file. Le fatture verso la Pubblica amministrazione seguono regole diverse.

Il cliente non ha ricevuto la fattura: devo emetterla una seconda volta?

No, se la ricevuta è di impossibilità di consegna. Avvisa il cliente, consegna la copia e indicagli l’originale nell’area riservata. Un secondo invio non è il rimedio alla mancata consegna.

Link ufficiali utili

• Accedi a Fatture e Corrispettivi per compilare e trasmettere l’XML
• Leggi la procedura web e i tre tipi di ricevuta SdI
• Consulta i codici documento e la natura N2.2 nella guida dell’Agenzia
• Consulta elenchi, scadenze e pagamento del bollo elettronico

Conclusione

Raccogli i dati fiscali e il recapito del cliente, apri Fatture e Corrispettivi e compila la fattura ordinaria. Dopo Invio, torna al monitoraggio e scarica la ricevuta di consegna o impossibilità di consegna; correggi subito un eventuale scarto. Poi consegna la copia e gestisci conservazione e bollo separatamente.

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