Copia atto notarile: richiesta all’Archivio

Per ottenere la copia di un atto notarile, contatta prima il notaio che lo ha ricevuto. Se ha cessato l’attività o trasferito il proprio distretto, individua l’Archivio notarile competente, chiedi il costo della copia e invia modulo e pagamento richiesti. Non ordinare una visura immobiliare al posto dell’atto.

Prima distinzione: notaio ancora in attività o Archivio

Le copie degli atti sono rilasciate dal notaio presso il quale furono stipulati. Se il notaio ha cessato l’attività o si è trasferito in un altro distretto notarile, gli atti possono essere conservati presso l’Archivio del distretto in cui operava all’epoca. Non scegliere l’Archivio soltanto in base alla tua residenza attuale.

Il Ministero della Giustizia indica il servizio Archinota per individuare dove sono conservati gli atti e i recapiti del notaio o dell’Archivio. La banca dati è riferita alle vicende dal 1° gennaio 1980: per ricerche più antiche può essere necessario chiedere direttamente all’Archivio informazioni sulla conservazione.

La copia autentica riproduce l’atto ed è attestata dal soggetto competente. Una visura catastale o una nota di trascrizione contengono altre informazioni e non sostituiscono automaticamente il testo del contratto con i suoi allegati. Se una banca chiede il rogito, cioè l’atto ricevuto dal notaio, accertati di richiedere proprio quel documento.

Dati utili per individuare l’atto giusto

Nome e cognome del notaio e sede in cui operava.
Data dell’atto e tipo di operazione: compravendita, mutuo, procura o altro.
Numero di repertorio e numero di raccolta, se disponibili.
Nomi delle parti e altri elementi concreti se mancano gli estremi.
Allegati necessari, per esempio una planimetria richiamata nell’atto.
Uso della copia, formato richiesto e modalità di consegna.

Repertorio e raccolta sono riferimenti che identificano l’atto nell’attività notarile. Puoi trovarli sulla prima pagina di una vecchia copia, in documentazione bancaria o in altri atti che lo richiamano. Se non trovi repertorio o raccolta, indica all’Archivio le parti, il notaio e il periodo dell’atto per richiedere la ricerca.

Se non conosci tutti gli estremi, descrivi gli elementi che possiedi. Una ricerca con notaio, parti e periodo ristretto è più precisa di una richiesta generica di “tutti i documenti della casa”. L’Archivio può effettuare una ricerca a pagamento anche senza gli estremi completi.

Come fare passo passo

Individua il custode dell’atto e chiedi il preventivo

Apri la scheda ministeriale Richiedere copia di atti notarili. Nella sezione degli strumenti individua Archinota e cerca il notaio interessato.
Controlla se viene indicato uno studio ancora competente oppure l’Archivio conservatore. Se la ricerca non è disponibile, apri la parte dedicata agli Archivi sul sito del Ministero e contatta quello del distretto in cui l’atto fu stipulato.
Apri la pagina ufficiale dell’ufficio e annota email, eventuale posta elettronica certificata, detta PEC, e recapiti. Non usare l’IBAN di un Archivio trovato per un’altra città.
Dalla scheda ministeriale apri i moduli e scarica la richiesta del costo della copia. Indica notaio, data e numeri conosciuti, specificando gli allegati che ti occorrono.
Scegli supporto cartaceo o informatico. Indica l’uso concreto se chiedi una copia esente da bollo: non basta preferire la carta libera per non pagare l’imposta.
Invia la richiesta di costo al recapito dell’Archivio, indicando come vuoi ricevere il documento. Attendi la risposta con importo e modalità di pagamento prima di fare un bonifico.

Se l’Archivio deve prima cercare l’atto

La scheda nazionale indica sei euro per la ricerca. Contatta l’Archivio per ottenere le coordinate e la causale applicabili, invia i dati disponibili e allega l’attestazione del versamento richiesto. Il pagamento della ricerca non equivale al prezzo della copia completa.

Quando l’atto viene trovato, l’ufficio comunica gli ulteriori importi per il rilascio e l’eventuale spedizione. Se vengono individuati più atti, confronta parti, data e tipo di operazione prima di ordinare la copia. Per esempio, il contratto di acquisto e quello di mutuo possono essere atti distinti della stessa giornata.

Paga l’importo comunicato e richiedi il rilascio

Leggi il preventivo dell’Archivio e controlla numero di copie, formato, allegati, imposta di bollo e spedizione. Se non corrisponde a ciò che ti serve, chiedi la correzione prima del pagamento.
Esegui il versamento con le modalità indicate dall’ufficio. Confronta intestatario e coordinate con la comunicazione ufficiale ricevuta.
Compila il modulo di richiesta della copia autentica e sottoscrivi l’informativa sul trattamento dei dati prevista insieme alla richiesta.
Allega l’attestazione del pagamento e gli altri documenti richiesti dall’ufficio. Invia il tutto al recapito indicato, mantenendo lo stesso riferimento della richiesta di preventivo.
Attendi la copia per il canale scelto: ritiro, spedizione oppure documento informatico via posta elettronica. Non aspettarti un download immediato da Archinota, che serve a trovare il custode e non è un archivio pubblico di tutti i rogiti.

Quanto costa davvero

Il prezzo non è una cifra unica per qualsiasi rogito. La scheda ministeriale distingue ricerca, rilascio, riproduzione delle pagine, imposta di bollo e spedizione. Per una copia autentica da originale cartaceo indica diciotto euro di diritto fisso, sei euro per richiesta e ricerca e un euro e cinquanta per facciata da venticinque righe, oltre all’eventuale bollo.

Il conteggio può cambiare con supporto originale, urgenza, numero di pagine e allegati. Usa quindi il preventivo dell’Archivio relativo al tuo atto, non un totale calcolato su una copia di esempio. Chiedi nello stesso messaggio il tempo previsto per il rilascio: i minuti per compilare il modulo non comprendono ricerca e lavorazione.

Cosa succede dopo

L’Archivio verifica il pagamento e consegna o trasmette la copia con la quietanza del versamento secondo il percorso ministeriale. Controlla notaio, data, numero dell’atto e allegati. Se ti serviva una planimetria e manca, chiedi subito all’ufficio se fosse inclusa nell’ordine e nell’atto conservato.

Se ricevi un documento informatico firmato, conserva il file originale. Una stampa o un PDF ristampato può non mantenere gli elementi della firma digitale. Non modificare il contenuto per aggiungere note destinate alla banca: scrivile in un messaggio separato.

Se non riesci a completare la procedura

Non ricordi il notaio: recupera i riferimenti da vecchie copie, contratto di mutuo o documenti che citano l’atto. Poi chiedi all’Archivio quali ricerche può eseguire con parti, data approssimativa e immobile.

Non hai ricevuto la copia dopo il termine comunicato: rispondi alla corrispondenza dell’ufficio indicando data della richiesta e del pagamento. Chiedi se mancano informazioni, non eseguire un secondo versamento per sbloccare la pratica.

Vuoi andare di persona: controlla gli orari della cassa, non soltanto l’apertura dell’Archivio. La scheda del Ministero avverte che i servizi a pagamento non possono essere richiesti quando la cassa non è operativa.

Domande frequenti

Posso chiedere soltanto un allegato?

Indica all’Archivio il documento preciso, per esempio la procura o la planimetria allegata, e chiedi se può rilasciare la parte necessaria e a quale costo. Non ordinare un estratto generico se serve un allegato specifico.

La copia perde valore perché il notaio è in pensione?

No: proprio per questi casi esiste il rilascio da parte dell’Archivio competente. Devi ottenere la copia dal custode corretto, non cercare una nuova firma del notaio cessato.

Link ufficiali utili

Conclusione

Recupera notaio, data e numeri dell’atto, individua il custode e chiedi il costo per formato e allegati necessari. Paga soltanto dopo la risposta dell’Archivio e controlla che la copia ricevuta contenga esattamente ciò che devi presentare.

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